Правомерно ли отказали в перерасчете горячей воды?

Здравствуйте, в октябре 2014г была приобретена комната в общежитии, собственником является муж, прописан и проживает в другом месте, там все ком.услуги и оплачивает, но там была прописана еще женщина, которая по документам выписалась еще в августе 2014, но документы в эмиграционной службе были утеряны, поэтому она числилась в нашей комнате по апрель 2015, в апреле 2015 года мы все таки добыли эти документы и отнесли их в компанию и написали заявление, чтобы нам сделали перерасчет гор.воды, так как начисление производилось на данную женщину. Но нам отказывают в перерасчете, аргументируя это тем, что по нулевым квартирам это не возможно отследить, живет ли там кто или нет, а также, что мы поздно предоставили расширенную справку из Жэка. Правы ли они, а если нет, что нам делать и куда обращать?