Хранение проектной документации
Хранение проектной документации производится в архиве предприятия до момента передачи в муниципальный (государственный) архив или до ее уничтожения. Хранению подлежат проекты на строительство и реконструкцию зданий, типовые проекты на конструкции, отдельные узлы, механизмы и т.д.
- комплектность сдаваемого проекта, согласно ведомости чертежей, содержанию альбомов, и других документов, в которых описана вся прилагаемая документация,
- наличия всех дат и необходимых подписей,
- оформление титульного листа,
- пригодность для хранения и снятия копий.
На обложке дела пишется наименование предприятия разработавшего проект, наименование объекта, узла, конструкции и т.д., год создания проектной документации.
Сроки хранения проектной документации, договоров подряда, протоколы совещаний экспертных комиссий и т.д. установлены перечнем типовых архивных документов, образующихся в деятельности организаций.
Передача дел на хранение или выделение на уничтожение производится постоянно действующей комиссий, которую назначает руководитель предприятия.
В комиссию включаются специалисты предприятия, работающие в различных областях деятельности. В их обязанности входит провести оценку ценности документов, с целью выделения документов на хранение или уничтожение.
Составление описи
Комиссия составляет опись, передаваемых на хранение в архив предприятия документов, в которой находится информация о наименовании, номенклатурном номере, количестве и сроках хранения дела. Опись согласовывается с экспертной комиссий и утверждается руководителем предприятия.
Опись дел для постоянного хранения отличается от описи дел долговременного хранения тем, что в ней отсутствует информация о сроке хранения.
Все металлические предметы (скобки, скрепки) удаляются, во избежание появления ржавчины.
Документы оформленные на листах формата 24 хранят в развернутом виде, документы большего формата хранятся в свернутом состоянии на скалках.
Типовые проекты хранят сформированными в книги 11 формата с жесткой обложкой. В них могут входить рабочие чертежи, экспертные заключения и т.д.
Требования к помещению
Хранение проектной документации производится в помещении архива, к которому предъявляются требования:
- помещение должно быть сухим,
- иметь вентиляцию,
- оборудовано стеллажами,
- множительной техникой,
- и т.д.
Доступ в архив строго ограничен. Выдача документов из архива производится архивным работником по письменному запросу. Выдачу документов из архива и их возврат регистрируют в специальном журнале.
Проектные документы подлежат архивации также, как и другие документы предприятия законченные делопроизводством.
Хранение проектной и прочей документации является обязанностью предприятия разработчика, заказчика, т.к. она несет важную информацию, которая может быть затребована в процессе эксплуатации объекта проектирования.
Поэтому работу по формированию и передаче дел (ПСД) на хранение, а также обеспечение сохранности документов доверяйте квалифицированным специалистам.
