Учёт подвижного состава в организации
Подвижной состав (ПС) автомобильного транспорта включает следующие основные группы:
- транспортные автомобили;
- специализированные и специальные автомобили;
- прицепной состав.
Категории учёта подвижного состава:
- налоговый учёт;
- бухгалтерский учёт;
- оперативно-технический учёт.
Две последних категории тесно взаимосвязаны. Ведение оперативно-технического учёта в значительной мере осуществляется в целях получения данных, служащих основой для бухучёта.
Бухгалтерский учёт
Применительно к подвижному составу бухгалтерский учёт автомобилей в организации включает:
- учёт основных средств;
- учёт горюче-смазочных и прочих эксплуатационных материалов, запасных частей, автомобильных шин;
- учёт прочих материалов, связанных с эксплуатацией подвижного состава;
- учёт иных расходов, относящихся к подвижному составу.
Оперативно-технический учёт
Осуществляется по следующим направлениям:
- учёт пробегов автомобилей, прицепов и спецтехники;
- учёт расхода автомобильного горючего;
- учёт смазочных материалов;
- учёт иных расходных материалов;
- учёт запасных частей;
- учёт автомобильных шин.
Учёт пробегов
До 2002 года амортизация автомобилей полной массой св. 3,5 тонн осуществлялась в зависимости от пробега, в силу этого учёт этого показателя был необходим. Однако, и после внесения изменений в Налоговый кодекс РФ ведение учёта пробега в большинстве предприятий не было отменено. Эти данные необходимы для:
- составления графиков ТО и ТР;
- планирования капитального ремонта автомобилей и агрегатов;
- расчета потребностей в ГСМ, запасных частях и материалах;
- определения сроков замены единиц подвижного состава.
Учёт горючего
Бухгалтерский и оперативный учёт автомобильного топлива, хотя и тесно связаны, имеют определённые различия. Бухгалтерия осуществляет приход бензина и дизельного топлива по факту поступления на склад, а его списание производится по каждой поездке, данные по которой содержатся в путевом листе. Техническая служба ведёт учёт ежедневной выдачи и остатков на складе. Служба эксплуатации планирует выдачу и контролирует расход в соответствии с реальными заданиями.
Расчет потребности и списание ГСМ осуществляется на основании Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», являющихся приложением к распоряжению Минтранса России от 14 марта 2008 года N АМ-23-р, с последними изменениями 14 мая 2014 года.
В соответствии с указанным документом, как правило, издаётся соответствующий приказ по предприятию. Его руководитель вправе ввести нормы расхода, отличные от рекомендованных; при этом следует иметь в виду, что при расчете налогооблагаемой базы учитывается только та часть расходов на горючее, которая относится к списанию в пределах рекомендованных норм.
Учёт смазочных и иных материалов
И в этом виде учёта есть различия между бухгалтерским и оперативным. Приход материалов осуществляется по факту поступления их на центральный склад, а списание – по факту передачи на пункты выдачи или промежуточные склады. Оперативный учёт предполагает ведение ведомостей или персональных карточек выдачи материалов подотчётным лицам.
Учёт расхода смазочных материалов и охлаждающих жидкостей ведётся в соответствии с вышеупомянутыми «Нормами расхода...», прочих расходных материалов (антиобледенитель или технический спирт, жидкость для омывателей и т.д.) – на основании внутренних норм, регламентированных соответствующим приказом по предприятию.
Учёт шин
Стоимость шин, установленных на новоприобретённый ПС, входит в балансовую стоимость, и по этой причине бухгалтерией отдельно не учитывается. Шины, приобретённые для замены изношенных, учитываются в составе оборотных средств.
Оперативно-технический учёт состоит в суммировании данных о пробеге каждой отдельной шины, в том числе установленных на заводе-изготовителе. Целью оперативного учёта является обеспечение соблюдения эксплуатационных норм. Эти данные используются для планирования потребности в приобретении новых шин, а также контроле за недопробегом.
Для удобства учёта и в целях пресечения злоупотреблений со стороны водителей осуществляется внутренняя нумерация шин. Она производится путём клеймения бортов при посредстве специального термоустройства. В карточках учёта указывается двойная нумерация – и по заводским, и по внутренним номерам.
Учёт автомобильных шин осуществляется в соответствии с Правилами эксплуатации автомобильных шин АЭ 001-04, утверждёнными распоряжением Минтранса РФ от 21.01.2004 г. N АК-9-р.
Учёт иных расходов
К иным расходам, связанным с эксплуатацией подвижного состава, относятся затраты на оплату регистрационных действий, технического осмотра, выплату взносов по ОСАГО, ряд других. Они производятся в обычном порядке, в соответствии с правилами бухгалтерского учёта. Внутренний учёт подобных расходов в транспортных предприятиях осуществляется только с целью более точного определения фактической себестоимости. В организациях с иными видами деятельности подобный учёт отдельно не производится.
Для того, чтобы наладить грамотный учёт автомобилей в организации, привести его в соответствие с требованиями действующего законодательства, удобно воспользоваться услугами грамотного юриста. Он составит перечень всех необходимых нормативных документов, а также рекомендует нерегламентированные формы.
