Авансовые отчеты - можно ли принять?

Добрый день! Нужна консультация по поводу авансовых отчетов. Руководитель организации делает ав.отчет и прикладывает к нему чеки за услуги гостиницы. Факт место работы г.Москва и чеки за гостиницу так же в г.Москва. Возможно ли принять данные авансовые отчеты?! Какое д.б. основание для принятия их? Возможно как то прописать это в трудовом договоре? Как это будет облагаться налогом, и будет ли вообще?