Регистрация трудовых договоров (книги, журналы)

Договор должен отражать должность нанимаемого работника, обязанности и права, условия оплаты, сроки выплат и действие самого договора. Договора могут подразделяться на виды: срочные и бессрочные. К договорам могут составляться дополнительные приложения, оговаривающие изменения условий выполнения работы.

Регистрация трудовых договоров

• трудовой договор, составленный в 3-х экземплярах, который должен быть пронумерован, прошнурован и скреплён печатью организации
• копию паспорта работника
• копия свидетельства о регистрации в качестве налогоплательщика
• оригинал и копию страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования
• документы о постановке на учёт во внебюджетные фонды.

Юридические лица регистрацию договоров с работниками осуществляют в рамках кадрового делопроизводства организации, основываясь на локальных нормативных документах. Для регистрации используют журнал учёта трудовых договоров.

В Законодательстве РФ не предусмотрено чёткое регулирование правил регистрации трудовых договоров. Но учитывая смысловую нагрузку статьи 309 ТК РФ, подтверждающим фактом трудовых отношений сторон, является зарегистрированный трудовой договор.

Регистрация договоров обеспечивает контроль над выполнением нормативных правовых актов трудового права, а также их сохранность. Субъекты РФ и органы местного самоуправления регламентируют свой порядок регистрации договоров. Срок предоставления договоров для регистрации в органах местного самоуправления различен. С момента подписания договора срок колеблется от 1 до 30 дней.

Журнал учёта трудовых договоров

Кадровое делопроизводство подразумевает ведение книг и журналов регистрации документов, относящихся к движению работников на предприятии:

• приём
• увольнение
• очередные и дополнительные отпуска
• перемещения
• переводы и т. д.

Трудовой договор, заключенный с работником, также подлежит регистрации в книге. Необходимость этого объясняет оптимизация кадровых данных. Договор, зарегистрированный в журнале учёта, приобретает неопровержимую юридическую силу. В противном случае бывает сложно, а иногда невозможно доказать факт создания договора.

Книга регистрации трудовых договоров должна содержать необходимые сведения о документе. Составляется она в произвольной форме, но использовать нужно бумажный носитель, так как книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печать организации. Ответственным за ведение журнала учёта трудовых договоров, как правило, является сотрудник кадровой службы.

Журнал регистрации трудовых договоров – образец

Форма для заполнения журнала должен содержать графы:

• дата документа
• номер трудового договора
• Ф.И.О. работника;
• должность работника
• место работы (подразделение, цех и т. д.)
• основание трудоустройства (основное место работы или по совместительству)
• срок действия договора
• дата и номер приказа о приёме работника
• дата и номер дополнительных соглашений к договору
• подпись в получении работником своего экземпляра договора.

Организация локальными документами утверждает ту или иную форму журнала регистрации. При необходимости систематизации информации и увеличения скорости поиска договоров добавляет необходимую информацию в форму журнала.

При отсутствии свободных листов для заполнения на обложке журнала указывается дата начала и окончания ведения. После чего книга подлежит передачи в архив. Для основных журналов, содержащих информацию о трудовой деятельности граждан, установлен 75 летний срок хранения.