Запись женам военнослужащих.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, если внутри одной организации происходит зачисление сотрудника, но вместе с тем перед зачислением внесена запись о невозможности трудоустройства женам военнослужащих, обязаны ли мы сначала заверить печатью эту запись и только потом снова написать организацию и внести запись о приеме? Или же если организация одна и та же можно внести эти записи друг за другом без заверения печатью?