Подписание накладных электронной подписью директора

Добрый вечер, Петр!

Пункт 2 ст. 160 ГК РФ устанавливает возможность использования электронной подписи в качестве аналога собственноручной подписи в случаях и порядке, предусмотренных законом. В настоящее время использование электронной подписи регламентировано Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
Под электронной подписью понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
Закон различает два вида электронной подписи - простую и усиленную, в свою очередь, усиленная делится на усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную. В зависимости от вида электронной подписи различаются выполняемые ею функции, порядок использования и действительность документа, подписанного такой подписью.

В соответствии с законом к письменному документу во всех случаях приравнивается документ, подписанный квалифицированной электронной подписью.
Использование простой и усиленной неквалифицированной электронной подписи для подписания документа, приравненного к письменному, возможно только на основании специального указания в законе или договоре (ст. 6 Закона об электронной подписи). В связи с этим если для удобства отношений с контрагентами стороны планируют использование электронного документооборота - предоставления сообщений по электронной почте, иным электронным каналам связи, то должен быть заключен договор, в котором следует указать порядок и пределы распространения электронного документооборота, а также вид электронной подписи, используемой сторонами. Обычно это делают при заключении долгосрочных договоров. Например, при заключении в письменной форме рамочного договора поставки в нем указывается, что в дальнейшем согласование отдельных партий товаров осуществляется путем электронного документооборота. В этом случае все дальнейшие взаимодействия стороны оформляют в электронном виде.

Удачи Вам! С уважением, Татьяна!

Здравствуйте, Петр!

Никакого закона, который запрещает передавать ключ электронной подписи, нет. Однако сертификат - это именная сущность, идентифицирующая конкретное лицо. Поэтому при отчуждении его в собственность другим лицам, передаче права владения и распоряжения, обременения может возникнуть нарушение закона № 63-ФЗ "Об ЭП" и нарушение интересов других лиц, которые будут введены в заблуждение содержимым сертификата ключа проверки электронной подписи.

Согласно ст. 10 закона № 63-ФЗ "Об ЭП", участники электронного взаимодействия обязаны обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей электронных подписей без их согласия. Таким образом из этой статьи вытекает:
1)Если владельцем ключа и сертификата является юридическое лицо, а лицом, которое будет использовать ключ, является сотрудник этого юридического лица, то передача осуществляется по приказу.
2) Если владельцем ключа и сертификата является юридическое лицо, а лицом, которое будет использовать ключ, является физическое лицо (не сотрудник этого юрлица), то передача осуществляется по доверенности.
3) Если владельцем ключа и сертификата является физическое лицо, а лицом, которое будет использовать ключ, является другое физическое лицо, то передача осуществляется по доверенности.

Здравствуйте, по существу заданного Вами вопроса могу пояснить следующее:

Электронная подпись, используемая фирмой – это подпись юридического лица или подпись конкретного человека (директора, бухгалтера).

В Федеральном законе от 06.04.2011 г. N 63 «Об электронной подписи» - в статье 14. Подпись должна содержать информацию, позволяющую идентифицировать конкретную персону, подписавшую документ, то есть - владельца сертификата ключа. Поэтому сертификат выдается на физическое лицо, действующее от своего имени или от имени юридического лица на основании Устава или доверенности.

Закон, также, допускает в некоторых случаях не указывать в качестве владельца сертификата физическое лицо, например, если подписание происходит автоматически – уведомление о получении запросов в государственные органы. Тогда владельцем такого сертификата признается юридическое лицо (государственное учреждение).

В любом другом случае, электронная подпись, прежде всего, подчеркивает персональное участие конкретного лица в подписании документа.

Электронный документ, подписанный электронной подписью, может применяться в любых правоотношениях, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на их использование. Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и даже счета-фактуры и т.д. могут быть электронными.

Запрещено составлять и использовать в электронном виде документы строгой отчетности, требования к оформлению которых, жестко закреплены в нормах законодательства РФ. Согласно п. 5.7 ГОСТа Р 6.30-2003 типографским способом в обязательном порядке должны изготавливаться бланки документов, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта РФ. Использование ксерокопий данных бланков для создания документов не допускается.

Что касается первичных учетных документов, то на основании ст. 9 ФЗ N 402 «О бухгалтерском учете» их разрешено составлять в электронном виде с применением электронной подписи.

Таким образом, законодательством РФ четко оговорены области правоотношений, в которых запрещено/разрешено применять документы в электронном виде.

Представить документы в налоговые органы можно двумя способами: на бумажном носителе в виде заверенной копии или сами электронные документы.

Если технические средства налоговой инспекции не позволяют принимать документы в электронном виде, то вам следует распечатать их из информационной системы с отметкой о том, что документ был подписан электронной подписью ( Письмо Минфина России от 07.07.2011 № 03−03−06/1/409; Письмо Минфина России от 26.08.2011 № 03−03−06/1/521), заверить данные копии уполномоченным лицом и печатью организации и представить бумажный вариант.

В случае, если возможность представления документов в электронном виде имеется, на основании п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ, представлять электронные документы в налоговые органы разрешено в установленных ФНС форматах. Допускаются документы, изначально созданные в электронном виде с использованием электронной подписи, а также сканы бумажных документов, подписанные электронной подписью.

Представление электронных документов в налоговые органы осуществляется через специализированного оператора связи (СОС), оказывающего услуги налогоплательщику по сдаче налоговой отчётности.

ФНС определен порядок истребования юридически значимых электронных документов и порядок их представления налогоплательщиками. Данный порядок существует наравне с порядком истребования бумажных документов и не ограничивает виды документов. В случае представления юридически значимого электронного документа, наличие бумажной копии не требуется.

Процесс истребования выглядит следующим образом. Налогоплательщику от налогового органа через СОС приходит сообщение с требованием представить необходимые для проверки документы, после чего налогоплательщик должен их подготовить. В установленном формате составить опись (Приказ ФНС № ММВ-7-6/465), приложить все документы, подписать электронной подписью и направить в адрес налогового органа.

если истребуемый документ составлен не по установленным ФНС РФ форматам, то представление документа производится аналогично случаю представления на бумажном носителе.

Существуют различные типы электронной подписи, которые закреплены в законодательных актах, регулирующих отношения, связанные с использованием электронной подписи: Федеральный закон от 10.01.2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и Федеральный закон от 06.04.11 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи». Согласно ФЗ №63 различают два вида: простая и усиленная.

На основании п. 1 ст. 4 ФЗ N 63 «Об электронной подписи» участники электронного взаимодействия вправе использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если законодательство РФ не закрепляет использование конкретного вида подписи в зависимости от целей ее использования.

Во-вторых, выбор типа электронной подписи зависит от задач, которые необходимо решать с ее помощью. Так, например, выдвигаются требования к выбору электронной подписи при работе с бухгалтерскими первичными документами: электронный счет-фактура является документом основанием для вычета сумм НДС только в том случае, если он подписан электронной цифровой подписью. Поскольку с 01.07.2013 г. прекращает свое действие ФЗ N 1 «Об электронной цифровой подписи», то электронная цифровая подпись будет приравнена к усиленной квалифицированной. Также статья 6 ФЗ N 63 «Об электронной подписи» утверждает, документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, если нормы законодательства не требуют составления документа исключительно на бумаге.

Для сдачи отчетности в государственные органы также потребуется использование усиленной квалифицированной электронной подписи.

Для внутреннего электронного документооборота при наличии соответствующих локальных НПА вы всегда можете самостоятельно создать и использовать как простую электронную подпись, так и неквалифицированную.