Какой минимальный перечень документов должен быть в моей организации?

Здравствуйте.

Проверка сведений, связанных с охраной труда. Это могут быть различные инструкции, документы, подтверждающие, что с работниками проводилось обучение по охране труда. Подобного рода документы должны быть в наличии, независимо от величины организации и количестве нанятых сотрудников.

При проверке безопасности выполняемых работ инспекторы смотрят следующие условия:

• требования, связанные с обучением и инструктированием работников;
• меры безопасности при проведении работ;
• обеспечении работников средствами защиты;
• организация и проведение аттестации рабочих мест по условиям труда (сейчас СОУТ), а также использования результатов АРМ (СОУТ) для предоставления льгот и компенсаций работникам, проведения периодических медицинских осмотров и др.

Кадровые документы, которые могут проверить, например Государственная инспекция труда:

• учредительные документы;
• коллективный договор;
• все бумаги, которые связаны с оплатой труда;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• трудовые договоры, (статья 57 ТК РФ устанавливает существенные условия заключения трудового договора);
• штатное расписание;
• табели учета рабочего времени;
• табели учета рабочего времени сотрудников, занятых на вредных работах;
• табели расчета зарплаты;
• больничные листы;
• график отпусков;
• личные карточки;
• приказы о назначении на должность;
• трудовые книжки;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
• положение об оплате труда и премировании;
• положение о защите персональных данных.

Постановление Госкомстата от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» устанавливает форму приказов, личных карточек, графика отпусков, штатного расписания, табелей учета рабочего времени и прочих документов, касающихся учета кадров, расчета рабочего времени и оплаты труда. Следовать данному постановлению обязаны абсолютно все предприятия, независимо от формы собственности.

Пожарная инспекция может запросить:

• Приказ руководителя, который определяет порядок обесточивания оборудования в конце дня и в случае пожара, где разрешено курение, места хранение и допустимое количество материалов и продукции в помещении.
• Приказ, где прописаны порядок и сроки прохождения противопожарного инструктажа, ответственные за это мероприятие.
• Приказ, который определяет, кто будет отвечать за противопожарный инвентарь.
• Планы эвакуации тоже нужны

Налоговая отчетность включает в себя декларации, справки и различные расчеты налогов.

НДС — один из основных налогов, который является отличительной особенностью ОСНО. Декларацию по данному налогу нужно составлять и сдавать ежеквартально.

Налог на прибыль также рассчитывают только компании на общей системе налогообложения. Декларацию по этому налогу сдают по итогам I квартала, полугодия, девяти месяцев и года. Все данные в декларации записываются нарастающим итогом.

Если ООО выплачивает какие-либо доходы физическим лицам, отчетность компании дополняется формами 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Справка 2-НДФЛ подлежит сдаче один раз в год — до 1 апреля.

6-НДФЛ сдается чаще — один раз в квартал.

Помимо обязательных видов отчетности в ФНС существует ряд деклараций, которые сдавать нужно по ситуации. Если есть объект, декларацию сдают. Например, если есть на балансе автомобиль, нужно сдавать декларацию по транспортному налогу. Аналогичная схема действует и с имуществом, и с землей.

Отчетность в фонды ООО -по взносам на травматизм нужно отчитываться в ФСС. Для этого предусмотрена форма 4-ФСС.

Раз в год в ФСС нужно сдать заявление и справку-подтверждение основного вида деятельности.

В ПФР до 15-го числа каждого месяца нужно направлять форму СЗВ-М.

Сейчас используют программу 1С Бухгалтерия версии 8.2 или 8.3

Самое главное - ГПД не признаётся законом.

Заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, не допускается.

Эта калитка захлопнулась ещё 5 лет назад.

Проверяющие будут смотреть всё.

Начиная с карточек кадрового учёта, обязанных быть в наличии до следующего года (там дальше всё переведут в электронную форму, не отвертишся).

И заканчивая исполнением обязанностей налогового агента, т. е. нужно искать бухгалтера или замещать его должность с соответствующим образованием (среднее профессиональное (экономическое) образование без предъявления требований к стажу работы или специальная подготовка по установленной программе и стаж работы по учету и контролю не менее 3 лет).

На ОСНО ведут отдельные регистры по НДС.

Это непростое дело даже если будут простые счета-фактуры.

Налоговики любят НДС начислять даже в сомнительных случаях, не говоря о контрагентах, у которых может и не быть выделенный НДС.

Также будут смотреть документы на жилое помещение.

Оно должно быть переведено в нежилое при таких работах, если будет только белая бухгалтерия.

Соответственно нужны документы на недвижимое имущество, пригодное для экономической деятельности по ремонту.

Проще приобрести программное обеспечение 1С.

Там все необходимые документы формируются легко, в отличии от ручного формирования пакета доккументов.

И нанять бухгалтера с юристом для начала, если желаете спокойно, без рывков заниматься выбранными видами экономической деятельности.

Здравствуйте, Иван!

В Вашем случае надо понимать, что допуск к ремонту машин и оборудования не предполагает использование неквалифицированных рабочих и жилого фонда. Прежде чем подготовить документы нужно подготовить помещение для работы.

Все работы должны вестись в специально оборудованном нежилом помещении (бокс или цех), находящемся в собственности или аренде. Указанное помещение должно быть пригодным для данных работ (нежилое помещение) согласно заключениям СЭС и Пожнадзора (разрабатывается проектная документация, в составе которой обязательно должен быть раздел - "Охрана окружающей среды", соблюдены все расстояния до иных помещений и решен вопрос с утилизацией отходов: для утилизации вредных отходов требуется или лицензия на сбор, перевозку и утилизацию, или договор с организацией, имеющей такую лицензию).

Производственные помещения должны быть оборудованы общеобменной приточно-вытяжной вентиляцией с механическим побуждением. В холодный период года помещения должны отапливаться. Не разрешается эксплуатация помещения без естественного освещения. Коэффициент естественного освещения должен составлять 1,5. Работники должны быть обеспечены средствами индивидуальной защиты органов дыхания, глаз и кожи рук.

Также надо помнить, что ряд таких работ требует лицензирования и сертификации. Без этого допускать работников к оборудованию Вы не имеете права.

Далее стоит озаботиться составлением локальных нормативных актов. В первую очередь это инструкции по охране труда, по соблюдению техники безопасности на производстве, по противопожарной безопасности. Во всех них должно быть указано минимум одно лицо, отвечающее за безопасность на объекте или отдельном направлении работ. При этом такое лицо должно пройти обучение (не реже раза в 3-5 лет) и иметь соответствующее удостоверение.

Также важно провести СОУТ на каждом рабочем месте и составить карту вредности работ. К вредным работам (класс опасности от 3.1 и далее) нужно предусмотреть отдельное положение, в котором указать применяемые средства защиты и регламентировать обязательный инструктаж работников перед такой работой, а также учесть льготы и компенсации работающим в таких условиях. Делать это надо независимо от того будут ли рабочие работать по трудовому договору или договору ГПХ. Ваша организация, как собственник, обязана в любом случае нести ответственность за работу в опасной среде или с опасным оборудованием.

Нельзя допускать к работе со станками и опасным оборудованием лиц, не прошедших инструктаж по технике безопасности, охране труда и противопожарной безопасности. Отметка о прохождении инструктажа делается в специальном журнале на каждый отдельный инструктаж. Если будет выявлено, что рабочие допускались без росписи в журнале, то это уже административный штраф.

Это только примерный перечень необходимого для начала работ. Для монтажа и пуско-наладки надо иметь допуски или удостоверения на ведение многих видов работ. При их отсутствии отвечать придется ответственному лицу или всей организации. Учитывая то, что за многие нарушения возможна дисквалификация, рекомендую не оформлять все полномочия на директоров, а подготовить доверенности, делегирующие полномочия иным работникам, прошедшим соответствующее обучение.

Это лишь краткое изложение необходимых документов. Если нужно более детально вникнуть в этот вопрос, то готов взяться за подготовку отдельного заключения.

Здравствуйте!

Основной перечень документов, которые необходимо иметь на предприятии, вне зависимости от того, что на данный момент у Вас нет сотрудников, оформленных по трудовому договору, приведен ниже.

При этом Вы должны учитывать, что отношения с Вашими людьди, которые будут Вам выполнять работы по ГПХ, не должны носить характер трудовых отношений, иначе проверяющие органы могут признать договоры ГПХ трудовыми с начислением соответствующих налогов и пени. Поэтому, избегайте в тексте ГПХ терминов, характерных для трудовых договоров. Таких как, рабочее время, место работы и так далее.

Перечень документов:

- Правила внутреннего трудового распорядка.
- Положение по защите персональных данных сотрудников организации.
- штатное расписание при наличии сотрудников, оформленных по трудовым договорам.
- Коллективный договор.
- Положение по оплате труда.
- график отпусков в организации при наличии сотрудников, оформленных по трудовым договорам. На данный момент в графике отпусков необходимо отразить период отпуска руководителя.
- должностные инструкции на сотрудников предприятия при их приеме.
- Положение о командировках.

Использование в деятельности ООО кассовой техники обязывает к наличию следующих документов:

- паспорт кассового аппарата;

- карточка регистрации ККТ;

- договор на обслуживание с ЦТО.

Иван добрый день!Предоставляю вам перечень необходимой документации:

1.Правила внутреннего трудового распорядка
Статьи 56, 189, 190 ТК РФ, хранить 1 год (после замены новыми)

2.Положение о защите персональных данных работников. Статьи 86, 87, 88 ТК РФ.

3.Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка). Статьи 15, 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г.

4.Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003

5.Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)

6.Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании. Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ, ст. 135 ТК РФ

7.Положение о системе обучения. Статьи 196, 197 ТК РФ Хранить — Постоянно

8.График отпусков. Статья 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Хранить — 1 год

9.Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям. — Хранить — Постоянно
10.Приказы о приеме на работу. Статья 68 ТК РФ

11.Приказы о переводе на другую работу. Статья 72.1 ТК РФ

12.Приказы об увольнении. Статья 84.1 ТК РФ Приказы о предоставлении отпусков. Глава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г.

13.Личная карточка работника (форма Т-2). Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225(п. 12);

14.Договоры о полной материальной ответственности. ст. ст. 243, 244 ТК РФ Хранить

15.Журнал учета работников, выбывающих в командировки.

16.Инструкция по делопроизводству в службе кадров

17.Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда.

18.Табели и наряды работников вредных профессий.

19.Инструкции по охране труда по профессиям.

20.Акты о несчастных случаях. Хранить — 45 лет

А так же:

Цель компании, общие положения

Положение о структуре организацией

Положение о подборе и отборе персонала (схема) и само положение

Положение о персонале предприятия

Положение о порядке прохождения испытательного срока

Положение о найме, перемещении и увольнении персонала

Положение о табельном учете рабочего времени

Положение о порядке получения справок

Здравствуйте.

Необходимые документы по охране труда (минимум)

1. Приказ о назначении ответственного лица по охране труда ( может быть руководитель, прошедший обучение, но приказ нужен) или договор о привлечении специалиста, оказывающего услуги в области охраны труда;

2. Журнал регистрации вводного инструктажа;

3. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;

4. Инструкции по охране труда;

5. Приказ руководителя об утверждении инструкций по охране труда;

6.Документация по аттестации рабочих мест по условиям труда; (если места имеются)

7. Копии протоколов и удостоверений об обучении по охране труда, пройденном руководителями и специалистами в аккредитованной обучающей организации;

8. Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности. Срок хранения – 3 (три) года.

9. Инструкции о мерах пожарной безопасности.

10. Квалификационные удостоверения по пожарной безопасности.

Необходимые документы по кадрам:

1. Учредительные документы

1. Приказы

2. Журнал регистрации приказов и распоряжений

3. Должностные инструкции

4. Положение о зарплате

5. Положение о начислении премии

6. Журнал учета трудовых книжек и вкладышей к ним

8. Трудовые договоры

9. Правила внутреннего трудового распорядка

10. Журналы регистрации входящих и исходящих документов.

Кроме того, для Вашего удобства (не для проверяющих) Вам надо завести журнал регистрации договоров, где Вы можете регистрировать Ваши договоры , указывая, например, вид работ. Это поможет Вам не запутаться в дальнейшем. ( Первым получается будет договор с ФГУП)

Если Вы планируете заключать ГПХ, тогда не помешает регистрация в журнале. Это поможет Вам легко ориентироваться и всегда находить нужный договор в различных экстренных ситуациях. Это сначала их будет не так много, но со временем договоры накапливаются и информация забывается.